Procesmanagement & architectuur

Procesmanagement gaat over het ontdekken, modelleren, analyseren, meten en verbeteren van processen.

Procesmanagement draait om het kunnen begrijpen van de wijze waarop dingen in de organisatie worden gedaan (huidige situatie). Om dat vervolgens te verbeteren. Dan gaat alles soepeler lopen en weet iedereen wat er van hen wordt verwacht.

Procesarchitectuur zorgt ervoor dat binnen de organisatie de afspraken helder zijn en op welke wijze processen beschreven worden. Ook bewaken ze de samenhang. Ze bepalen de verschillende niveaus van procesbeschrijvingen en waarborgen dat alle stakeholders hun eigen, voor hun relevante, "kijk" op de processen kunnen maken. Ook geven zij richting aan de wijze waarop binnen de organisatie proces-eigenaarschap wordt georganiseerd.

Hoe draagt deze rol bij aan grip?

Het goed en up-to-date beschreven hebben van de processen is van essentieel belang om grip te krijgen op de organisatie:

Het aantonen van compliancy aan wet- en regelgeving gaat snel en soepel.
Bij veranderingen kan snel inzichtelijk worden gemaakt welke aanpassingen dat in processen impliceert en welke risico’s daarbij spelen.
Procesbeschrijvingen en de communicatie daarover binnen de organisatie maakt voor iedereen helder hoe de verschillende bedrijfsfuncties/onderdelen met elkaar samenhangen.

Onze ervaring in deze rol

We hebben op strategisch niveau ervaring met procesmanagement bij ROC Mondriaan, Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed, het office van de RijksCIO (Enterprise Architectuur Rijksdienst), VROM-Inspectie.

Als procesarchitect zijn we werkzaam geweest bij Nationale Nederlanden, Makro, Bank Nederlandse Gemeenten, Gemeente Rotterdam, Dienst Toeslagen en Enexis.

Proces-analyse/beschrijven hebben we gedaan bij gemeente Rotterdam en Enexis.

Onze aanpak

Van strategie tot uitvoering

Bij Novatore zijn we in staat om organisaties te helpen met procesmanagement van strategisch tot en met operationeel niveau. Onze Entprise Architecten vertalen de missie, visie en strategie van de organisatie naar uitgangspunten voor de inrichting van processen.

De procesarchitecten ontwerpen op basis van de EA-uitgangspunten de wijze waarop processen op de verschillende niveaus worden beschreven en samenhangen (hiërarchisch proces model). Ze ondersteunen de organisatie ook bij de organisatorische aspecten van procesmanagement (governance, eigenaarschap). Daarnaast helpen en procesarchitecten bij de inrichten van een “repository” (systeem) waarin processen en hun relaties worden vastgelegd. Daarnaast hebben we procesanalisten of procesbeschrijvers die samen met de organisatie processen beschrijven en verbeterkansen zoeken.

Geen ivoren toren: samen met de organisatie

Het heeft geen zin om met een apart team in “splendid isolation” processen te gaan beschrijven. Dat draagt niet bij aan de doelen die je met procesmanagement wil bereiken. Dus we doen het samen met de organisatie. Ook niet met alleen het “staf-deel” van de organisatie maar met de mensen op de werkvloer. Zij, die de processen dagelijks uitvoeren.

Je kunt op verschillende wijzen kijken naar processen

De processen kunnen beschreven worden vanuit verschillende denkkaders. Een compliance-officer of medewerker van concern control kijkt op een andere wijze naar processen dan de it-auditor. De privacy functionaris heeft ook weer een eigen “kijk” op processen. En zo zijn er meerdere “functies” in een organisatie die een andere blik zullen hebben op hetzelfde proces.

Onze ervaring is dat processen op één wijze beschrijven niet zal werken. De procesarchitectuur moet zodanig ingericht worden dat er verschillende “views” mogelijk zijn op hetzelfde proces.