Herken je dit? Een collega staat bij je bureau met de vraag of ze een specifieke applicatie kunnen gebruiken, of ze hebben een interessante Teams-app ontdekt. Je duikt in het aanbod van Microsoft 365, maar met meer dan 50 apps zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Elke applicatie heeft unieke functies en het is lastig te bepalen welke het beste aansluit bij de behoeften van je team. Hoe maak je de juiste keuze tussen een M365-app of een alternatief? Wanneer kies je voor het één of het ander?
Nut en noodzaak van een M365-strategie
Veel organisaties hebben een uitgebreide M365-suite aangekocht, maar benutten deze niet volledig. M365-apps kunnen veel applicaties vervangen, maar niet alles kan met M365 worden opgelost. Een heldere I-strategie is cruciaal. Met duidelijke richtlijnen en kaders worden de behoeftes van de organisatie inzichtelijk, waardoor keuzes eenvoudiger en sneller gemaakt kunnen worden. Dit leidt tot een optimale benutting van het gebruik van de M365-suite.
Hoe kom je tot een goede M365 strategie?
Er zijn meerdere wijzen waarop een strategie opgesteld kan worden. Het opstellen van een goede strategie vloeit voort uit een M365-strategie en het is iets complexer dan het volgen van standaard stappen. Door de grote hoeveelheid mogelijkheden en de complexe licentiestructuren is het van belang om goed de tijd te nemen voor een M365-strategie. Het is hierbij van belang om te weten wat het vetrekpunt is van de organisatie om vervolgens te bepalen waar de organisatie naartoe wil groeien. Het opstellen van een realistische M365-strategie is samen te vatten in drie hoofdstappen:
Analyseer de huidige situatie, check hierbij de volgende zaken:
Wat is het kennisniveau van stakeholders en beslissingsbevoegden, weten zij wat er mogelijk is met M365? Zitten ze op een gelijk kennisniveau? Mocht dit niet het geval zijn dan kan kennis opgedaan worden door kennissessies te organiseren.
Weet wat je in huis hebt! Vaak laten organisaties veel applicaties onbenut die bij hun M365 licentie horen. Kleine applicaties zijn vaak minder veilig en het organisaties betalen in veel gevallen dan dubbel voor een applicatie die zij zelf al in huis hebben.
Kan de huidige IT-architectuur een vernieuwing aan? Maakt de organisatie al gebruik van cloud-applicaties met API's? Dat maakt een automatiseringstraject via Power Automate eenvoudiger.
Wat is het volwassenheidsniveau van de organisatie? Hoe gaan de werknemers om met de mogelijkheden/tools/oplossingen van M365. Is hier nog wat meer begeleiding voor nodig?
Welke expertise is er in huis? Zijn er mensen met kennis over M365 in de organisatie of moeten er experts/ Microsoft implementatiepartners ingeschakeld worden?
Wat zijn de functionele behoeften in de organisatie? Hoe worden deze behoeften op dit moment ondersteund en zijn de gebruikers hier tevreden over?
Doelen vaststellen, wat gaat de organisatie met M365 bereiken?
Wat is de visie? Is Microsoft de ‘vaste basis’ voor de organisatie versus losse oplossingen van verschillende leveranciers?
Wat is de aanleiding van de gewenste verandering?
Bepaal welke beoogde doelen van de organisatie bereikt kunnen worden door de inzet van een M365-strategie.
Maak een Roadmap, met daarin waar de organisatie naar toe groeit binnen nu en 5 jaar? Welke successen wil de organisatie bereiken?
Stel een plan van aanpak op voor het nieuwe gebruik van M365
Bepaal de scope en richtlijnen: Wanneer maakt de organisatie wel of niet gebruik van M365?
Gegevensbeheer: Hoe ga je om met data? Is er een eigen datawarehouse of maak je gebruik van de omgevingen van M365?
Elke verandering vergt aanpassingen in bedrijfsprocessen, architectuur, architectuurprincipes en organisatiecultuur. Plan hoe de organisatie deze verandering gaat realiseren. (Voer een GAP analyse uit)
Plan verandermanagement, wanneer doet de organisatie iets zelf en waar is extra expertise of begeleiding nodig.
De stappen kunnen per onderdeel uitgebreid toegelicht worden, maar dit licht een tipje van de sluier op waar je aan kan denken als je een M365-strategie op wilt stellen.
Novatore biedt een uitgebreide ervaring in strategische planning en het begeleiden van implementaties. Met onze kennis kunnen wij uw organisatie goed helpen bij het opstellen van een effectieve M365-strategie. Daarbij helpen wij niet alleen bij de initiële analyse en het vaststellen van duidelijke doelen, maar ook bij het kiezen tussen verschillende aanbieders en het begeleiden van het eventuele aanbestedingsproces.
Ons team biedt de ondersteuning die nodig is om een robuuste en succesvolle strategie te implementeren. Heb je interesse in een gesprek of wil je meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op!
Comments