Als afgelopen jaar ons iets heeft geleerd, dan is het dat digitalisering niet alleen handig is, maar in feite noodzakelijk om als organisatie te blijven functioneren. Binnen de overheid neemt de hoeveelheid documenten die wordt uitgewisseld in ketens en netwerken enorm toe. Dat vereist slimme oplossingen op het gebied van documentbeheer.
Niet zelden worden de uitgewisselde documenten opgeslagen aan de kant van de ontvanger, opnieuw voorzien van allerlei basisgegevens en gekoppeld aan een zaak of transactie. Daarbij wordt de echtheid van het document in de regel gebaseerd op het vertrouwen dat we hebben in de afzender en wordt bij opslag de basisgegevens van het document afgeleid van de inhoud ervan. Dit is zowel risicovol als foutgevoelig, en komt de vindbaarheid niet ten goede.
Is het ontvangen document het origineel?
Neem als voorbeeld een aanvraag waarvoor allerlei persoonlijke en financiële gegevens nodig zijn, die door een burger worden aangeleverd aan een instantie, zoals bijvoorbeeld een verklaring van het UWV. Hoe weet een ontvanger dat het document niet is aangepast? En hoe is überhaupt te achterhalen dat het document is verstrekt door het UWV?
En in het geval dat de instantie dit document weer doorstuurt naar een volgende partij, wat binnen de overheid een veelvoorkomende praktijk is, heeft de volgende partij dan de garantie dat het document na ontvangst intussen niet is aangepast?
Een mogelijke oplossing is om alle documenten te voorzien van een digitale handtekening. Maar dat kan in veel gevallen niet gevraagd worden van de burger. En eigenlijk is dat ook helemaal niet nodig.
Even uniek als eenvoudig: een centraal register
Stel nou dat er een centraal register zou zijn waarin een unieke verwijzing naar elk document wordt opgeslagen? Dit samen met enkele basisgegevens die duidelijk maken wat voor document het is, door wie het verstrekt is of door welke organisatie het is ontvangen. Dus zónder de inhoud. Zo'n unieke verwijzing bestaat al, in de vorm van een hashwaarde die op universele wijze uit een document kan worden afgeleid. En die dus als een soort digitale vingerafdruk kan worden gebruikt. Deze vingerafdruk verandert mee bij iedere wijziging die in een bestand wordt doorgevoerd, en is daarmee identiek voor iedereen die deze uit een eenmaal uitgewisseld document afleidt.
Stel dat dezelfde burger naast het uittreksel ook een brief en een kopie van het eigen identiteitsbewijs meestuurt. De kopie zou niet nodig zijn als er een register is waarin alle officiële stukken zijn geregistreerd, alleen de unieke verwijzing zou dan voldoende zijn. Van de brief zou zo’n unieke verwijzing nog niet bestaan, daarom zou de ontvanger in deze situatie dit document aanmelden bij het register. Net als het antwoord, indien de instantie weer een antwoord heeft teruggestuurd naar de burger.
Mocht de brief in een later stadium onderdeel worden van een beroepszaak of strafzaak, dan kan eenvoudig door een onafhankelijke derde worden vastgesteld dat het document onveranderd is en wanneer en door wie het is ontvangen. Bij het nemen van een beslissing in een bepaalde zaak kunnen zo eenvoudig verwijzingen naar onderliggende stukken worden gemaakt, zonder de documenten zelf opnieuw te hoeven dupliceren.
En dan dit…
Met de komst van de Wet open overheid (Woo), gericht op het uitwisselen van informatie tussen ketenpartijen en met burgers, verandert er opnieuw veel rondom het verwerken van documenten. De wet heeft namelijk tot doel om overheden en semi-overheden transparanter te maken door te zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.
De wet verplicht overheidsorganisaties onder andere om documenten in een aantal vastgestelde categorieën actief openbaar te maken. Diverse organisaties en overheidsdiensten zijn al met proeftuinen begonnen om informatie te ontsluiten, maar het ontbreekt nog aan een overkoepelend mechanisme om elk document te registeren, zodat aan de hand daarvan de herkomst eenvoudig te achterhalen is. Juist daar zou de oplossing met een centraal register bij uitstek een middel zijn om kopieën van documenten die overal worden opgeslagen, te kunnen herleiden naar de bron.
Toekomstmuziek?
Niet voor Novatore. Om dit soort innovatieve concepten te vertalen en implementeren in de praktijk, werken wij samen met technologiepartners. In het afgelopen jaar hebben we een aantal toepassingen gerealiseerd waarmee documenten veilig kunnen worden gedeeld en gevalideerd. Voor de eindgebruikers zeer intuïtief, met onder de motorkap ‘state-of-the-art’ technologie.
Is er een uitdaging waarin deze oplossing uitkomst biedt voor uw organisatie? Mail ons dan voor een vrijblijvend gesprek over een passende, veilige en tijdbesparende oplossing.
