Zoeken
  • novatore

Een grote stap voorwaarts in documentbeheer dankzij Blockchain

Universele aanduiding van content maakt stapsgewijze introductie van ‘distributed content management’ mogelijk

Hoe komen we tot een universele verwijzing naar content op basis van functionaliteit die in het publieke domein al beschikbaar is en welke voordelen brengt dit met zich mee? In de vorige publicatie ‘Blockchain: Dé oplossing voor ketensamenwerking’ is toegelicht hoe uitwisseling in ketens efficiënter, transparanter en veiliger kan worden ingericht door toepassing van een universele verwijzing naar documenten. Daarnaast opent deze universele referentie de deur naar nog meer toepassingsmogelijkheden. Enkele van deze nieuwe mogelijkheden worden in het navolgende stuk uitgelicht. Juist dankzij het universele karakter ervan kunnen organisaties al op heel korte termijn en onafhankelijk van elkaar de eerste stappen zetten. Hierover meer in de volgende publicatie.


Universele verwijzing als basis


Net als bij Blockchain, waarbij transacties worden omgezet in een unieke code, kan elk document of stukje content worden gebruikt om een unieke sleutel te genereren. Het universele element dat het zo waardevol maakt in ketenuitwisseling, is dat elk document steeds opnieuw dezelfde unieke code oplevert. Enige voorwaarde voor universeel gebruik is wel dat afgesproken wordt welk universeel encryptie mechanisme wordt gebruikt van de nu al publiek beschikbare varianten. Niet alleen documenten, maar ook grote mediabestanden zoals geluidsfragmenten of videobeelden hoeven niet langer door een hele keten verstuurd te worden om toegang te verschaffen. Ook triviale metadata waaronder datum, tijdstip en GPS-locatie op moment van creatie, versturende instantie of persoon, bestandstype en bestandsgrootte hoeven niet langer in ieder DMS apart opgeslagen te worden, want met de unieke verwijzing kan dit op elk moment worden opgevraagd bij de bron.


Werken met virtuele dossiers


Gebruikmaken van universele referenties biedt niet alleen voordelen bij het optimaliseren van ketenverkeer, maar maakt ook het werken met virtuele dossiers mogelijk tussen organisaties of medewerkers van die organisaties. Dankzij de universele verwijzing is het namelijk niet langer nodig om permanent alle onderliggende stukken in een eigen dossiersysteem op te slaan. Zeker wanneer stukken alleen worden geraadpleegd in een bepaalde processtap waarin meerdere partijen deelnemen, kan het voordelig zijn om niet alle stukken te dupliceren of voor langere tijd te bewaren in het systeem van iedere participant. Zolang maar bekend is welke stukken zijn geraadpleegd en wie de uitgever is, kunnen deze documenten op een later moment nogmaals bij de bron of de locatie waar de stukken zijn gearchiveerd, worden opgevraagd.


Structuur aanbrengen in complexe dossiers


Naast voordelen voor ketenverkeer en het werken met virtuele dossiers, maken universele referenties nieuw gereedschap mogelijk om structuur aan te brengen binnen grote clusters van documenten. Zeker bij organisaties waarin gewerkt wordt met grote en complexe dossiers, kan veel zoekwerk worden voorkomen. Juist wanneer grote groepen gebruikers ieder met een andere bril kijken naar onderdelen van een dossier, biedt een unieke verwijzing de mogelijkheid om bestanden op een hele natuurlijke en tegelijk automatische manier aan elkaar te ‘linken’. Wanneer bijvoorbeeld op een bestelorder een bevestiging wordt gestuurd, of een afnemer stuurt een klacht, en deze gebruikt daarbij de unieke referentie die volgt uit het oorspronkelijk document, kan het teruggestuurde document automatisch aan het oorspronkelijke document gekoppeld worden. Op die manier kunnen meerdere documenten aan elkaar gelinkt worden, waardoor een dossier uiteindelijk als een netwerk van aan elkaar verbonden bestanden gepresenteerd kan worden. Zo kan in de strafrechtketen aan de tenlastelegging het onderliggend bewijs gekoppeld worden, en in een vervolgstap het vonnis weer aan de tenlastelegging.


Bij medisch onderzoek kunnen individuele resultaten gekoppeld worden aan de rapportages die uit klinische onderzoeken volgen. Een bundeling hiervan kan weer worden gebruikt in de vervolgstap om te komen tot toelating van een medicijn. Ook gegevens die worden verzameld bij het doorzoeken van de dossiers door groepen gebruikers kunnen worden gebruikt om relevante of documenten die zich bevinden op ´knooppunten´ te markeren en ook zodanig te presenteren. Een voordeel van de universele referentie is bovendien dat de aan elkaar gelinkte documenten niet noodzakelijkerwijs in hetzelfde documentmanagementsysteem hoeven te zijn ondergebracht. In zo´n situatie is er feitelijk sprake van gedistribueerd documentbeheer, ofwel ‘distributed content management’. Zelfs als documenten tegelijkertijd in meerdere systemen voorkomen is dat geen probleem, omdat aan de hand van de unieke referentie kan worden vastgesteld wanneer dat het geval is, en kan aan de hand van de metadata worden achterhaald wie de oorspronkelijke opsteller van het document is.


Keten overstijgend versiebeheer


De unieke verwijzing naar bestanden in combinatie met Blockchain maakt het mogelijk om opeenvolgende versies vast te leggen en aan elkaar te linken. Ook hier geldt weer dat juist de unieke verwijzing het niet langer noodzakelijk maakt dat verschillende versies in één documentmanagementsysteem zijn opgeslagen. Juist in grote ketens biedt dit grote voordelen. Niet alleen bij het creëren van nieuwe content, maar ook bij het bewerken van video- of geluidsbestanden ten behoeve van een specifiek doel. Bijvoorbeeld ten behoeve van een rechtszaak, waarbij een deel van een video- of geluidsfragmenten wordt ‘uitgeknipt’ of ‘geüpgraded’ om het te kunnen gebruiken als bewijs. Dankzij een koppeling die wordt vastgelegd op een Blockchain kunnen deze fragmenten uniek gekoppeld worden aan het oorspronkelijk bestand, en is voor iedereen transparant welke bewerkte versies elkaar in de tijd hebben opgevolgd.


De voordelen op een rij


Onderstaand overzicht toont de belangrijkste voordelen die binnen handbereik komen dankzij toepassing van een universele referentie:

  • Universele referentie naar bestanden vanaf moment van creatie

  • Keten overstijgend versiebeheer bij het muteren van bestanden

  • Mogelijkheid om een set van samenhangende documenten uniek te identificeren

  • Mogelijkheid om binnen een set van samenhangende documenten structuur aan te brengen

  • Waarborgen van authenticiteit van zowel individuele documenten als dossiers

  • Minimaliseren van de omvang van berichtenverkeer door alleen deze referenties uit te wisselen

  • Beperken van de noodzaak voor het sturen of bewaren van privacygevoelige documenten

  • Mogelijkheid om toegang tot documenten te reguleren (middels ‘smart contracts’)



Vragen of meer weten over toepassingsmogelijkheden van Blockchain?


Neem dan contact op via stef.van.wunnik@novatore.nl



Stef van Wunnik, Managing Partner Novatore

0 keer bekeken

© 2019 NOVATORE